MANUAL

Instruções para Descarte de Documentos nas Zonas Eleitorais
(Resolução TRE/CE n° 807/2021)
Passo a passo – atualizado em 2023

1. Selecionar os documentos e processos que já cumpriram o prazo de guarda na Zona Eleitoral e que possam ser descartados de acordo com a tabela de temporalidade (anexo I);

2. Criar processo SEI na classificação 03. ADMINISTRATIVO 3. Gestão de documentos Descarte de documentos;

3. Inserir os tipos documentais EDITAL DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS e LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (modelos no SEI);

4. Editar os documentos acima para a devida instrução processual, informando ao Juiz da Zona Eleitoral;

5. Enviar o SEI à CPAD, devidamente assinada pelo Juiz Eleitoral e pelo(a) Chefe de Cartório;

6. A CPAD examinará a conformidade do Edital e da Lista de Eliminação com as normas vigentes;

7. A CPAD devolverá o processo para a Zona Eleitoral, informando a sua decisão. Caso seja necessário, recomendará as modificações cabíveis;

8. Após a aprovação da CPAD, o processo retorna para a Unidade, onde o Chefe do Cartório dará ciência do descarte de documentos ao representante do Ministério Público Eleitoral;

9. Publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Eletrônico da Justiça Eleitoral do Ceará;

10. Afixar uma cópia do referido Edital junto com a Listagem de Eliminação em local de visibilidade pública por um prazo de 45 dias corridos. Os documentos ficarão disponíveis no Cartório Eleitoral para uma eventual contestação do descarte;

11. Enviar cópia do Edital, mediante ofício, preferencialmente por via eletrônica, aos diretórios de Partidos Políticos existentes na jurisdição da Zona Eleitoral;

12. Findo o prazo, a Zona Eleitoral certificará no processo o decurso do prazo com ou sem interposição de recursos.

13. Caso a Zona Eleitoral tenha possibilidade de realizar o descarte no próprio cartório, ou em municípios vizinhos, deverá realizar sessão pública com associação de catadores para sorteio de quem vai receber o material do descarte;

14. Emitir e assinar o Termo de Eliminação de Documentos (modelo SEI) no ato de descarte; (Ir para o passo 19)

15. As Zonas Eleitorais impossibilitadas de fazer o descarte no próprio cartório, deverão informar no processo à CPAD, que providenciará a coleta dos documentos de acordo com cronograma previamente planejado com a Seção de Transportes;

16. No ato do recolhimento dos documentos nas Zonas Eleitorais impossibilitadas de descarte no próprio cartório, deverá ser emitido o Termo de Entrega de Documentos e Processos a serem descartados (modelo SEI - TERMO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA ELIMINAÇÃO), que será assinado pelo servidor responsável pela coleta e apensado ao expediente;

17. Encaminhar o processo de descarte à CPAD, para providenciar o descarte, o qual será devolvido com informação do dia e o horário da eliminação;

18. A Zona Eleitoral, emitirá e assinará o TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (modelo SEI);

19. Todas as Zonas Eleitorais que assinaram o Termo de Eliminação (as que descartaram os documentos no próprio município e as que tiveram documentos descartados pela Saged) encaminharão o processo do descarte para a CPAD para fins de ciência e demais providências;

20. A CPAD encaminhará o processo do descarte para a Seção de Banco de Dados (BANCO) para o registro no sistema SADP que os protocolos contidos na Listagem de Eliminação foram eliminados. Inexistindo protocolos SADP para registro, a CPAD retornará o processo para arquivamento na Zona Eleitoral.

Quaisquer dúvidas relativas ao procedimento de descarte poderão ser dirimidas pela Seção de Apoio à Gestão Documental (ramais 3752 ou 3774).

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Documento assinado eletronicamente por VLADIA SANTOS TEIXEIRA, Presidente da CPAD, em 18/04/2023, às 11:25, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 1º, §2º, III, b, da Lei 11.419/2006.

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A autenticidade do documento pode ser conferida em https://sei.tre-ce.jus.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&i d_orgao_acesso_externo=0&cv=0217836&crc=C0B62F4B, informando, caso não preenchido, o código verificador 0217836 e o código CRC C0B62F4B.